Depuis l’apparition de la pandémie de la Covid 19, il est de plus en plus difficile de tenir les réunions des instances délibérantes d’une société aux dates prévues par l’Acte uniforme sur le droit des sociétés commerciales et du groupement d’intérêt économique et par les statuts des sociétés concernées.
A titre illustratif, au Sénégal, les états financiers de l’exercice clos le 31 décembre 2019 ont été déclarés et déposés au mois de juillet 2020, ceux de l’exercice 2020 ont été déposés le 21 mai 2021 à la faveur de la mise en place de la plateforme SEN ETAFI, alors que la date habituelle de dépôt est le 30 avril.
Ces dépassements dans le dépôt des documents comptables et des déclarations fiscales qui constatent et livrent le résultat net de l’exercice, ont forcément une incidence sur la date de tenue des réunions des administrateurs (Conseil d’administration), des associés et actionnaires (assemblée générale). Si la loi est muette sur le retard dans la tenue du conseil d’administration d’arrêté des comptes, il n’en est pas de même quant à la réunion hors délai de l’assemblée générale ordinaire annuelle. La solution prévue notamment pour la tenue de l’AGO d’approbation des comptes est l’obligation de solliciter une autorisation de prorogation du délai initial fixé généralement au 30 juin. Cette requête adressée au Président du tribunal de commerce ou du Tribunal de Grande Instance du lieu du siège social, le cas échéant, doit être faite par ministère d’avocat et faire l’objet d’une ordonnance à pied de requête. Elle doit être motivée et accompagnée par toutes les pièces justificatives.
Une décision de la Cour Commune de Justice et d’Arbitrage, réunie en audience publique en date du 29 novembre 2018, a rendu le dispositif plus contraignant car en interprétant les dispositions applicables, notamment 348 de l’Acte Uniforme relatif au droit des Sociétés Commerciales et du GIE, elle a stricto sensu réfuté le bien-fondé d’une demande de prorogation de délai formulée par une SARL.
- RAPPEL DES FAITS
Dans cette affaire, la SARL XXXXX qui avait clôturé ses comptes le 31 décembre 2017, n’a pu tenir l’AGO d’approbation desdits comptes dans le délai légal prévu le 30 juin 2018. Elle a alors sollicité une demande de prorogation auprès du Tribunal de Commerce compétent.
Par audience publique en date du 29 novembre 2018, la CCJA a rendu l’arrêt n° 219/2018. Dans cette affaire, la SARL XXXXX qui avait clôturé ses comptes le 31 décembre 2017, n’a pu tenir l’AGO d’approbation des comptes dans le délai légal prévu le 30 juin 2018. Elle a alors sollicité une demande de prorogation auprès du Tribunal de Commerce compétent.
La requête n’ayant été reçue que le 23 juillet de la même année par le président du Tribunal de commerce d’Abidjan, celui-ci la rejeta au motif qu’elle a été présentée tardivement et qu’un délai expiré ne pouvait être prorogé.
La SARL XXXXX interjeta appel auprès de la cour d’appel d’Abidjan qui confirmera la décision du président du TGI d’Abidjan. C’est dans ce sillage que la SARL XXXX s’est pourvu en cassation pour l’annulation de l’ordonnance rendue par la juridiction présidentielle de Cour d’Appel d’Abidjan confirmant la décision du TGI. Dans son délibéré, la CCJA a rejeté le pourvoi en condamnant la SARL XXXX aux dépens. - LA POSITION DU JUGE COMMUNAUTAIRE
Tel qu’il ressort des dispositions des articles 348 AUDSCGIE : « l’assemblée générale ordinaire annuelle se réunit dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice. Les gérants peuvent demander une prorogation de ce délai à la juridiction compétente statuant sur requête. Si l’assemblée des associés n’a pas été réunie dans ce délai, le ministère public ou tout associé peut saisir la juridiction compétente statuant à bref délai afin d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux gérants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire ad hoc pour y procéder »; et 548AUSCGIE : : « l’assemblée ordinaire est réunie au moins une (1) fois par an, dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice, sous réserve de la prorogation de ce délai par décision de justice. Si l’AGO (…….) pour y procéder». - NOS RECOMMANDATIONS
A la lumière de cette décision jurisprudentielle, il est à retenir que la gérance ou le Conseil d’administration, qui a en charge la convocation et la préparation de l’assemblée générale ordinaire annuelle d’approbation des comptes, doit diligenter, avant l’expiration de la date de tenue de l’AGO fixée au 30 juin, une requête de demande d’autorisation de prorogation du délai de tenue de ladite AGO auprès de la juridiction compétente.
A défaut, ils s’exposent aux sanctions pénales prévues à cet effet ou à tout le moins, à une saisine de la juridiction compétente par le ministère public ou tout associé, avec des conséquences pécuniaires.